Vaše soukromí je pro nás důležité. Přečtěte si, jak nakládáme s vašimi osobními údaji.
Správcem osobních údajů je organizátor konference:
| Údaj | Hodnota |
|---|---|
| Název | European Medical Phototherapy and Esthetics Association, z.s. |
| IČO | 26678772 |
| Sídlo | Londýnská 160/39, Vinohrady, 120 00 Praha 2 |
| Kontaktní osoba | Lenka Březinová, DiS. |
| brezinova@asklepion.cz | |
| Telefon | +420 724 391 448 |
Tyto zásady se vztahují zejména na zpracování údajů těchto osob:
| Kategorie údajů | Příklady údajů |
|---|---|
| Identifikační údaje | jméno, příjmení, titul, profese, pracovní zařazení |
| Kontaktní údaje | e-mail, telefon, adresa pracoviště nebo fakturační kontakt |
| Registrační údaje | zvolená kategorie účasti, účastnický poplatek, platební stav, poznámky k registraci |
| Fakturační údaje | fakturační název, IČO, DIČ, sídlo, kontaktní osoba pro fakturaci |
| Údaje související s organizací akce | účast na programu, certifikát / potvrzení o účasti, komunikace s organizátorem |
| Audiovizuální záznamy | fotografie, krátké videozáběry nebo záznamy z průběhu akce |
Dietní omezení nebo alergie zpracováváme pouze tehdy, pokud je účastník sám dobrovolně uvede za účelem zajištění cateringu. Tyto údaje nejsou povinné.
| Účel zpracování | Právní důvod |
|---|---|
| registrace účastníka a zajištění účasti na konferenci | plnění smlouvy / provedení opatření před uzavřením smlouvy |
| komunikace s účastníky, partnery a přednášejícími | plnění smlouvy nebo oprávněný zájem organizátora |
| fakturace, účetnictví a plnění zákonných povinností | splnění právní povinnosti |
| organizační zajištění akce, kapacity, catering, potvrzení účasti | plnění smlouvy a oprávněný zájem organizátora |
| fotodokumentace a informování o průběhu akce | oprávněný zájem organizátora; individuální propagační použití případně souhlas |
| zasílání informací o dalších odborných akcích | souhlas, případně oprávněný zájem v rozsahu dovolené komunikace |
| předání kontaktu vybraným partnerům | výhradně na základě samostatného souhlasu účastníka |
Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny osobám a dodavatelům, kteří se podílejí na zajištění konference nebo na plnění zákonných povinností organizátora.
Kontaktní údaje účastníků nepředáváme partnerům akce pro jejich vlastní marketingové účely bez samostatného souhlasu účastníka.
V rámci akce mohou být přítomni odborní partneři a vystavovatelé. Účastník může partnerům své údaje předat přímo, například předáním vizitky, naskenováním QR kódu nebo vyplněním formuláře partnera. V takovém případě je za další zpracování odpovědný daný partner.
Pokud by měl organizátor předat kontakt účastníka partnerovi, učiní tak pouze na základě výslovného a samostatného souhlasu účastníka, například prostřednictvím volitelného checkboxu v registračním formuláři.
V průběhu konference může být pořizována fotodokumentace nebo krátké videozáběry za účelem dokumentace akce, informování o jejím průběhu a propagace dalších odborných aktivit organizátora.
Při pořizování záznamů se organizátor snaží postupovat přiměřeně a upřednostňuje celkové záběry akce, prostor, přednášek a expo části. Individuální portrétní použití nebo cílené propagační použití konkrétní osoby bude řešeno přiměřeně podle povahy použití, případně na základě souhlasu.
Pokud si účastník nepřeje být individuálně zachycen nebo použit v propagačních materiálech, může tuto skutečnost sdělit organizátorovi před zahájením akce nebo během akce.
| Typ údajů | Doba uchování |
|---|---|
| registrační a organizační údaje | po dobu přípravy a realizace akce a následně po přiměřenou dobu pro administrativní kontrolu a ochranu právních nároků |
| účetní a daňové doklady | po dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy |
| komunikace související s akcí | po dobu nezbytnou pro vyřízení požadavků a ochranu oprávněných zájmů organizátora |
| marketingová komunikace | do odvolání souhlasu nebo do ukončení relevantní komunikace |
| fotografie a videozáznamy | po dobu přiměřenou účelu dokumentace a propagace odborné akce |
Organizátor nepředpokládá cílené předávání osobních údajů mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor. Pokud by k takovému předání došlo prostřednictvím některého technického nebo cloudového dodavatele, bude probíhat pouze při použití odpovídajících právních záruk.
Osoby, jejichž údaje zpracováváme, mohou vůči organizátorovi uplatnit zejména tato práva:
Uplatnění práv je možné zaslat na kontaktní e-mail organizátora: soukupova@asklepion.cz.
Pokud se osoba domnívá, že s jejími údaji není nakládáno správně, může se obrátit také na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Organizátor přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím nebo poškozením. Přístup k údajům mají pouze osoby, které je potřebují pro zajištění akce nebo plnění souvisejících povinností.
Tyto zásady jsou určeny pro konferenci Zirkon Day 2026 a mohou být přiměřeně aktualizovány zejména v návaznosti na finální podobu registračního formuláře, technické řešení registrací, zapojené dodavatele nebo finální organizační nastavení akce.
Aktuální verze zásad bude dostupná na webu akce nebo na vyžádání u organizátora.